Pianificare il lavoro è la strategia migliore per renderlo più produttivo. Solo organizzando priorità, orari e scadenze è possibile ottimizzare il tempo. Lo scopo alla base di tutto? Semplice: svolgere ogni attività bene e nel minor tempo possibile.
Il time management, o meglio conosciuto come “gestione del tempo”, è un processo base che deve essere applicato quando si lavora in SmartWorking perché le distrazioni, fuori dal proprio ambiente di lavoro, possono essere tante. La gestione del tempo può essere migliorata attraverso l’uso di competenze, strumenti e, soprattutto, tecniche.
Quali sono quindi le tecniche per migliorare il proprio Time Management durante i periodi di Smart Working?
- Classifica le tue priorità
Hai diverse attività da svolgere? Classificale con delle lettere: “A = attività urgenti”, “B = attività importanti”, “C = attività né urgenti, né importanti”.
Quali svolgere per prime? È sempre consigliato portare a termine le attività che richiedono meno tempo, questo perché secondo il principio di Pareto <<è possibile ottenere l’80% del risultato con il 20% dello sforzo>>. In questo modo, solo alla fine si svolgono le attività che richiedono più tempo ma, a quel punto, l’80% del lavoro sarà già stato svolto.
- Ogni 25 minuti, goditene 5 di pausa
Per mantenere alta la concentrazione, per contrastare l’istinto di rimandare e per aumentare la produttività del lavoro, dividi ogni tua attività in sequenze di tempo, ciascuna delle quali dovrà essere “interrotta” da una piccola pausa di 5 minuti. Il tuo cervello te ne sarà riconoscente e tu lavorerai molto meglio, perdendo molto meno tempo.
- Usa la matrice di Eisenhower
A Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni ’50, viene attribuita una frase: <<Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante>>. Ma cosa significa? Significa che le attività urgenti sono quelle che devono essere svolte subito, quelle importanti, invece, sono quelle che portano risultati nel lungo periodo.
La matrice di Eisenhower ti può aiutare a classificare le tue attività.
Oltre a queste tecniche, ci sono tanti piccoli consigli per trarre il meglio dalle ore di lavoro trascorse a casa. Una buona abitudine è quella di impostare la sveglia sempre alla stessa ora, il corpo non deve perdere le proprie abitudini. Dedicati alla tua “morning-routine” e… togli il pigiama! Vestiti come se dovessi uscire, trucco e parrucco incluso. Creati uno spazio tuo, lavora in una stanza silenziosa e ben illuminata, stabilisci degli orari: quando iniziare, quando finire e quando fare pausa e rispettali.
Time management: è forse questo l’ingrediente segreto per ottenere il massimo dallo Smart Working?
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