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L’importanza di una stampante multifunzione nella tua azienda

Nell’epoca degli oggetti “intelligenti” abbiamo assistito alla nascita di nuovi dispositivi in grado di rendere più confortevole il nostro stile di vita. L’industria 4.0 ha anche digitalizzato molti strumenti di uso comune: parliamo delle stampanti, in grado di migliorare il flusso di lavoro.

Come cambia il lavoro con una stampante multifunzione

Le stampanti più note diffuse a uso professionale e casalingo sono le classiche stampanti laser o stampanti a getto d’inchiostro. Le stampanti laser hanno una velocità di stampa maggiore, richiedono meno manutenzione e hanno un prezzo contenuto. Quelle a getto d’inchiostro hanno solitamente un costo inferiore e stampano a colori anche i modelli base.

La scelta migliore per la tua azienda ricade sulla Multi-function printer (MFP), una stampante multifunzione in grado di digitalizzare i file cartacei, creare immagini elettroniche di documenti e condividerli tramite mail o nella rete locale.

Nella MFP possono essere integrate altre periferiche, come una scheda di rete o un modem, consentendole di eseguire operazioni come l’invio di fac-simili. Solitamente una stampante multifunzione viene considerata come un prodotto differente dalle classiche stampanti, in quanto è in grado di svolgere altre operazioni, oltre alla stampa.

Quali vantaggi comporta una stampante multifunzione?

Con le stampanti multifunzione il processo lavorativo si snellisce a vantaggio di una maggiore efficienza per il team di lavoro.

  • Le multifunzione intelligenti bloccano immediatamente eventuali attacchi informatici, essendo dotati di dischi rigidi criptati, sovrascrittura immagine e protezione con password.
  • Il touchscreen è in grado di guidarti passo per passo per stampare dal cloud o scansionare su un dispositivo mobile.
  • Con le app è possibile scansionare i documenti direttamente sul cloud o recuperarli e stamparli in modo semplice e veloce.
  • È possibile creare profili personali con le preferenze di ognuno, come la risoluzione di stampa o l’indirizzo della cartella di archiviazione sul cloud e aggiungere le funzioni sullo schermo touch.
  • Sono in grado di rilevare i problemi e mostrarti come risolverli in modo semplice.
L’importanza di una stampante multifunzione nella tua azienda

Le stampanti multifunzione hanno ottime caratteristiche per quanto riguarda velocità di stampa, fronte-retro automatico e wi-fi.

Se si stampa con regolarità, l’aumento di pagine per minuto (ppm) impatta in maniera decisiva sui carichi di lavoro, garantendo precisione, velocità e una stampa di qualità. È utile soprattutto quando si stampano molti file corposi, materiali particolari (ad esempio carta lucida o libretti) o grossi picchi di lavoro in specifici periodi dell’anno. Per garantire anche un risparmio sulla carta, con un occhio di riguardo all’ambiente, non si deve trascurare la funzione automatica di fronte-retro.

Un’altra comodità delle stampanti multifunzione è quella del wi-fi o altri sistemi di collegamento senza fili (Bluetooth). Questo rende possibile il collegamento immediato al computer, allo smartphone o al tablet semplicemente attraverso la connessione internet, evitando fili scomodi e poco estetici. Perché complicarci la vita quando è tutto così semplice?

Stampante multifunzione: una protezione per i tuoi dati

Le stampanti sono generalmente oggetto di scarsa attenzione nell’analisi dei rischi delle imprese ma, rappresentano uno dei punti più vulnerabili degli attacchi informatici alle aziende. 

Qualsiasi dispositivo in grado di connettersi alla rete aziendale centrale (End Point) è un potenziale punto di ingresso per le minacce alla sicurezza informatica e, di conseguenza, deve essere protetto.

Rispettare le prescrizioni del GDPR anche con le stampanti diventa quindi fondamentale. Ogni stampa contiene moltissime informazioni riservate e dati personali che devono essere protetti. Alcune MFP includono funzionalità per la scansione e la stampa da remoto e la maggior parte è dotata di hard disk simili a quelli dei pc, in cui vengono archiviate copie digitali di tutti i documenti sottoposti a scansione, copiati, inviati tramite mail e stampati.

Molte aziende non sono consapevoli che i dati personali vengono trasferiti in modo visibile e non cifrato sulla rete per essere stampati, oppure vengono salvati in chiaro sui server o, addirittura, sui dischi delle stampanti. Inoltre non vengono definiti workflow alternativi, strumenti fondamentali per evitare che informazioni, anche molto sensibili, possano finire nelle mani sbagliate. Senza workflow alternativi, ogni dato personale può essere inviato a stampanti non sicure. Senza contare che anche un documento dimenticato nel cassetto di uscita di una stampante costituisce un caso di dati non protetti in modo adeguato.

È quasi superfluo ricordare le moltissime informazioni e i dati personali contenuti nei documenti che passano attraverso le stampanti, quali: nomi e informazioni varie sui dipendenti, numeri di carte di credito, copie di documenti di identità, cartelle sanitarie e documenti riservati di ogni genere e tipo.

I punti deboli nella sicurezza di stampa sono molti e di vario genere, da problematiche di natura tecnologica fino a banali errori umani.

Alcuni errori comuni:

  • I dispositivi forniti da alcuni produttori non offrono impostazioni di sicurezza appropriate
  • Le aziende non applicano gli aggiornamenti per la protezione che necessitano l’installazione manuale
  • La protezione della stampante non viene attivata per banale noncuranza o sottovalutazione del rischio
  • Le stampanti si trovano all’esterno del firewall di rete
  • I documenti vengono intercettati da un hacker
  • Gli hacker controllano in remoto la stampante, interferendo con la protezione aziendale.

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