Ti capita mai di dover condividere una password con un collega, un collaboratore o un fornitore? Gli accessi a una piattaforma, l’utilizzo di un servizio aziendale o la gestione di un’attività che coinvolge più persone. La soluzione più immediata è anche quella meno sicura: copiare la password e incollarla in un’email o in un messaggio. Un gesto semplice, che può esporre le credenziali a rischi importanti. Condividere una password non significa che debba essere a disposizione di tutti i dipendenti. Esistono strumenti e modalità che permettono di condividere le credenziali in sicurezza e in modo controllato, limitando l’accesso alle sole persone autorizzate. Quali sono e come utilizzarli?
Perché condividere le password via email può essere rischioso
La posta elettronica è uno strumento indispensabile per il lavoro, ma non è progettata per gestire e distribuire password in sicurezza. Quando una credenziale viene inserita nel corpo di un’email, entra a far parte della conversazione e può rimanere archiviata nelle caselle di posta dei destinatari. Il messaggio può essere inoltrato, copiato o conservato anche dopo che la persona non ha più bisogno di accedere al servizio.
C’è poi un altro aspetto da considerare: se un account email viene compromesso, le conversazioni che contengono credenziali potrebbero diventare accessibili a soggetti non autorizzati.
Anche le chat aziendali, pur offrendo strumenti utili per la collaborazione, non dovrebbero essere utilizzate automaticamente come archivio o canale di distribuzione delle password.
Il problema, quindi, non riguarda soltanto il momento in cui la credenziale viene inviata, ma anche ciò che accade dopo: dove rimane salvata, chi può recuperarla e per quanto tempo resta disponibile.
Come condividere le credenziali in sicurezza, senza copiarle nelle email
Per gestire le password in modo più sicuro è possibile ricorrere a strumenti specifici, che permettono di evitare l’invio diretto delle credenziali e di controllarne meglio la distribuzione.
Utilizzare un password manager aziendale
Un password manager è uno strumento che consente di conservare le credenziali in un archivio protetto, accessibile attraverso un sistema di autenticazione. Le soluzioni pensate per le aziende possono includere funzionalità di condivisione: invece di inviare una password tramite email, è possibile autorizzare un collega ad accedere alla credenziale direttamente all’interno della piattaforma.
In base allo strumento utilizzato, si possono anche definire i destinatari, gestire i permessi e revocare l’accesso quando non è più necessario. In questo modo, la password non viene copiata e incollata in una conversazione e rimane all’interno di un ambiente dedicato alla sua gestione.
Condividere un link protetto e temporaneo
Alcuni strumenti permettono di generare un collegamento attraverso il quale il destinatario può visualizzare una password o un’informazione riservata.
Il link può essere configurato con alcune limitazioni, ad esempio una scadenza temporale o un numero massimo di visualizzazioni. In questo modo, la credenziale non viene inserita direttamente nel messaggio, ma resa disponibile attraverso un canale separato.
È importante, però, scegliere servizi affidabili e verificare le modalità di protezione offerte. Un link non è automaticamente sicuro: se può essere aperto da chiunque lo riceva, il rischio di accesso non autorizzato rimane.
Preferire account individuali quando possibile
Non sempre la soluzione migliore è condividere una password. Quando un servizio lo consente, è preferibile creare un account personale per ogni utente.
In questo modo, ciascuna persona accede con le proprie credenziali e riceve solo le autorizzazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro. Questa modalità rende più semplice gestire gli accessi, revocare i permessi quando una collaborazione termina e ricostruire chi ha effettuato determinate operazioni.
Gestire gli accessi da un unico punto
Nelle organizzazioni che utilizzano numerosi applicativi e servizi, può essere utile adottare soluzioni centralizzate per la gestione delle identità e degli accessi.
Questi strumenti permettono di assegnare e modificare le autorizzazioni in modo più ordinato, senza dover comunicare una password ogni volta che una persona deve utilizzare un servizio.
La scelta dipende dalle dimensioni dell’organizzazione, dai sistemi utilizzati e dalle esigenze operative, ma il principio rimane lo stesso: ogni utente dovrebbe poter accedere alle risorse di cui ha bisogno senza condividere più informazioni del necessario.
Cosa fare quando devi condividere una password
Può capitare di avere la necessità di condividere le credenziali in sicurezza, con urgenza, per permettere a un collega di completare un’attività o per autorizzare l’accesso di un collaboratore a una piattaforma.
Anche quando si tratta di un’urgenza, è importante evitare soluzioni improvvisate. Prima di inviare la password, è utile seguire alcune semplici indicazioni:
- Verificare le procedure aziendali: utilizzare gli strumenti già adottati dall’organizzazione per la gestione e la condivisione delle credenziali.
- Limitare i destinatari: assicurarsi che la password sia accessibile soltanto alla persona che ne ha effettivamente bisogno.
- Evitare di inserire tutto nello stesso messaggio: se si utilizza un link protetto, non condividere nello stesso canale anche eventuali informazioni che potrebbero facilitarne l’accesso non autorizzato.
- Concedere solo i permessi necessari: non tutti gli utenti hanno bisogno dello stesso livello di accesso.
- Revocare o modificare le credenziali quando necessario: quando termina la collaborazione o viene meno la necessità di accesso, è importante aggiornare le autorizzazioni e, se opportuno, sostituire la password.
Se una credenziale è già stata inviata attraverso un canale inappropriato, è opportuno valutare il livello di esposizione e procedere alla sua sostituzione, seguendo le procedure di sicurezza aziendali.
Le buone pratiche per condividere le credenziali in sicurezza in azienda
Adottare uno strumento per condividere le password è un primo passo, ma non è sufficiente se manca una procedura chiara per il suo utilizzo.
Le aziende dovrebbero definire regole semplici e condivise, che indichino quali strumenti utilizzare, chi può accedere alle credenziali e come gestire le autorizzazioni nel tempo.
È altrettanto importante evitare, quando possibile, l‘utilizzo di account condivisi tra più persone. Le credenziali individuali permettono infatti di attribuire con maggiore precisione le attività svolte e di intervenire sui singoli accessi senza coinvolgere tutti gli utenti.
Infine, formare i dipendenti sulle best practice di cyber sicurezza è di primaria importanza. Durante la formazione, occorre spiegare perché non è opportuno inviare password con mezzi non sicuri aiuta a trasformare le buone pratiche di sicurezza in abitudini quotidiane.
Condividere le credenziali in modo sicuro non deve diventare un ostacolo alla collaborazione. Con gli strumenti adeguati e alcune regole aziendali, è possibile rendere più semplice la gestione degli accessi e ridurre l’esposizione delle informazioni aziendali.
